ビジネスシーンでの電話対応に大切なことを記載しています。
電話対応のポイント
電話にはすぐに出る
着信音がなったら、３回以内に取るのが基本です。
もし４回以上なってから出る場合は「おまたせしました」と付け加えましょう。
逆に１回目の呼び鈴が鳴り終わる前に出るのもNGなため注意しましょう。
相手を待たせない
取次などで電話を保留にする場合は時間をかけずに迅速にするのが基本ですが、もし時間がかかる場合は、相手を待たせないように、事情を伝えていったん切り、こちらから電話をかけるなどの工夫をします。
電話をかける前は準備をしておく
何をどう話すか、何分くらいで話を終えるか、相手がいなかったらどうするかなど、かける前に考えておきましょう。
大事なことはメモをして見えるところに置いておくのもいいでしょう。
ビジネスシーンでの携帯電話のマナー
使う場所を選ぶ
外でかける場合は、電波状況がよく、できるだけ人がいない場所を選びましょう。
電車内や図書館など、禁止されている場所では、使わないのが当然のマナーです。
私用電話の禁止
仕事中は個人の携帯は切っておきます。
使用の通話をする場合は、休憩時間にしましょう。
最近では仕事中にスマートフォンのゲームをやっていたことがばれて処罰された人もいます。
他人の番号をむやみに教えない
社外の人から、上司や同僚の携帯電話を尋ねられても、「本人から番号をお知らせするようにします」といったんお断りします。
電話での話し方のポイント
発声
声を普段よりやや高め、明るめにします。
顔が見えない分、表情を伝えるつもりで話しましょう。
発音
普段よりも口を大きく開いて、ひらがなひとつひとつを大切に発音すると、はっきり聞こえ、スピードも整います。
イントネーション
語尾伸び、語尾上げに注意しましょう。
「おはよ～ございま～す」のように伸ばすと、だらしない印象を与えます。
言いよどみ
「えーっと」「あのう」のような、話の間に出てくる無駄な声はなくしましょう。
話に時間がかかるうえ、自信がない印象を与えます。
口癖
「～とか」「一応」のような、意味のない言葉をクセで繰り返していると、相手をいらだたせます。
上手な相槌
「はい」を基本として、声のトーンや口調で真剣に聞いている姿勢を伝えます。
またその他にも、「そうですね」、「さようでございますね」、「おっしゃるとおりです」、「わかります」など、相手の発言に応じて適切に使い分けてください。
言い間違え、噛む、滑舌が悪い、とよく言われる人は、早口言葉などの発声練習をしてみましょう。
声が小さいと言われる人も、発声練習をすることで違ってきます。
舌たらずで、特定の言葉がうまく発音できない、という人も、多くは訓練によって治ると言われています。
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